MASP - Metodologia de Análise e Solução de Problemas

1- Definição

2- Metodologia com base na ISO/QS9000 e ISO/TS 16949

3- Metodologia 8D - Objetivos

4- 8 Disciplinas (D1 a D8)

5- Modelos Relatório 8D

6- Estudos de Caso

Definição:

MASP - Técnica usada para descrever problemas de maneira mais completa e identificar e verificar sua(s) causa(s) real(ais).

Metodologia ISO/QS9000 e ISO/TS 16949

1- Identificação da não conformidade

2- Implementação da ação de contenção

3- Identificação e análise da (s) causa(s) real(is)

4- Definição das ações corretivas

5- Análise da alteração dos documentos do Sistema da Qualidade

6- Análise da extensão das ações corretivas

7- Verificação da implementação e eficácia das ações corretivas

Objetivos - 8 Disciplinas

1- Utilizar uma equipe apropriada

2- Descrever o problema

3- Implementar e verificar ações de contenção

4- Definir e verificar a(s) causa(s) real(s)

5- Escolher e verificar ações corretivas permanentes

6- Implementar ações corretivas permanentes

7- Evitar reincidência

8- Parabenizar sua equipe

Disciplina 1

- Utilizar uma equipe apropriada

   Estabelecer um grupo de pessoas com conhecimento do produto e do processo , com disponibilidade e habilidade em técnicas necessárias para investigar o problema e definir ações corretivas . O grupo deve ter um líder designado.

Composição da Equipe :

- Tamanho - ideal no mínimo 4 e no máximo 10 pessoas

- Necessidade de apoio - os níveis organizacionais certos estão representados
- Conhecimento especializado - Grupo com conhecimento e habilidades necessárias para começar a trabalhar no problema 

Papel da Equipe :

Líder - exerce a liderança da equipe , convoca as reuniões , tem propriedade , apoia a decisão final e tem autoridade para implementar ações corretivas . O líder examina o processo da equipe a cada etapa do 8D.
Participantes - São membros da equipe responsáveis pela execução das tarefas definidas. Os participantes devem estar sempre atentos as idéias dos outros membros da equipe , comprometendo-se em seguir as etapas do processo de solução de problemas.

Disciplina 2

Descrever o problema :

Especificar o problema do cliente interno / externo , descrevendo o problema em termos qualificáveis , que permitam responder as perguntas :" o que?  onde?  quando? de que tamanho? quantos? etc ".

Etapas D2 :

Desenvolver a definição do problema - a equipe deve descrever o problema em termos de " o que está errado com o que" , procurando confirmar com o cliente se está sendo abordado o problema certo e verificar se a causa do problema é realmente desconhecida.
Subdividir o problema - durante a fase de coleta de dados , subdividir situações problemáticas complexas ou múltiplas em problemas menores.

Disciplina 3

Implementar e verificar ações de contenção :

Definir e implementar ações de contenção para isolar os efeitos do problema de qualquer cliente interno/externo até que seja implementada a ação corretiva permanente.

Etapas D3 :

Decidir se é necessário uma ação de contenção - verificar se já foi implementada alguma ação de contenção e se ela é adequada , então passa para a D4. Se não foi implementada nenhuma ação de contenção a equipe terá de definir ações para conter os efeitos do problema , enquanto se investiga a causa real.

Importante

-  escolher a melhor ação de contenção ;

- testar a viabilidade da ação de contenção ;

- implementar a ação de contenção

- monitor a eficiência da ação de contenção

Disciplina 4

Definir e verificar a(s) causa(s) :

Identificar todas as possíveis causas que explicariam a ocorrência do problema . Isolar e verificar a (s) causa(s) real(is), contra a descrição do problema e testar os dados. Listar possíveis ações corretivas para eliminar a(s) causa(s) real(is).

Etapas D4 :

Analisar criticamente e melhorar a descrição do problema - Antes de começar a buscar as causas reais , a equipe revê a descrição do problema atualizando eventuais dados , confrontando-os com informações factuais obtidas em D2 e D3.

Listar possível(is) causa(s) - Usar a experiência dos membros da equipe e ferramentas como :

- Brainstorming

- 5 W 2H / 5 porquês

- Fluxograma

- Diagrama de causa e efeito

- Pareto

- Histograma

- Carta de controle

Selecionar causa(s) provável(is) - Fazer a triagem de causas potenciais contra a descrição do problema. Selecionar a(s) causa(s) provável(is) , lembrando-se que este será um teste de eliminação , em que a equipe está tentando rejeitar a(s) causa(s) potencial(is).

Disciplina 5

Escolher e verificar ações corretivas permanentes :

Por meio dos programas de teste e pré-produção , confirmar quantitativamente se as ações corretivas escolhidas resolverão o problema para o cliente , sem efeitos colaterais indesejados. Definir ação de contingência, se necessário , com base na avaliação de risco.

Etapas D5 :

-Estabelecer os critérios de decisão da ação corretiva permanente.

-Avaliar a composição da equipe - A equipe deve perguntar se tem a experiência e os conhecimentos especializados necessários para optar pela melhor ação.

-Desenvolver uma lista de escolhas de ações corretivas permanentes.

-Escolher a melhor ação corretiva - Usar técnicas de tomada de decisão , a equipe avalia cada opção e escolhe a ação apropriada.

Planejar os testes de viabilidade / verificação da ação corretiva permanente - Durante a escolha da melhor ação corretiva, a equipe deve determinar se há mudanças de projeto / processo envolvidas.

O cliente concorda com a escolha da ação corretiva , a implementação não criará problemas adicionais com outros clientes - Verificar se a implementação da ação corretiva não criará efeitos colaterais indesejados.

Comprometer-se com a escolha final da ação corretiva permanente .

Disciplina 6

Implementar ações corretivas permanentes :

Estabelecer um plano para implementar ações corretivas permanentes e definir os controles contínuos para assegurar a eliminação da causa real. Acompanhar os efeitos a longo prazo e implementar ação de contingência , se necessário.

Etapas D6 :

Desenvolver um plano de implementação - O planejamento completo tem de preceder a implementação da ação corretiva , sendo importante reconhecer que o problema não está solucionado até:

- Implementar-se a ação corretiva permanente

- A(s) ação(ões) interinas de contenção (etapa D3) são retiradas , se necessário.

- As mudanças do sistema associados a ação corretiva serem documentadas.

- A ação corretiva ser verificada como eficaz.

- Os controles para monitor a eficiência contínua da ação corretiva estarem em uso e operantes.

Identificar e implementar Indicadores de Controle / Monitoramento -  Após iniciado o processo 8D como resposta a um efeito indesejado , a equipe deve prever sistematicamente outros desse efeitos que possam ocorrer depois de adotada a ação corretiva permanente.

Avaliar a eficiência da ação corretiva permanente - Estabelecer os controles de monitoramento para verificar se foi eliminada a causa real.

Estabelecer Controles Contínuos - Após implementar a ação corretiva , a equipe especifica os controles de processo necessários para monitorar seu efeito a longo prazo.

Informar todo o pessoal afetado e formalizar a ação de mudança - Após executar as ações permanentes , deve-se documentar as mudanças e informar todo o pessoal afetado , inclusive o cliente.

Estender a ação para produtos / processos similares - A equipe deve verificar se a ação corretiva definida não pode ser aplicada em outros produtos / processos similares , evitando um problema potencial.

Evitar reincidência

Modificar os sistemas , práticas e procedimentos. necessários para evitar reincidência deste e de outros problemas semelhantes. Identificar oportunidades de melhoria e tomar a iniciativa de melhorar o processo.

Disciplina 7

Etapas D7

Analisar criticamente o histórico do problema , identificar sistemas, práticas e procedimentos que permitiram o aparecimento do problema - Entender os sistemas , práticas e procedimentos gerenciais para que eles sejam eficazes . Muitos são oriundos de estruturas organizacionais antigas , alguns estão desatualizados e outros continuam perfeitamente adequados , porém não são cumpridos. A causa real do problema não ocorreu do vazio; existiam falhas de sistemas que permitiram o aparecimento dessas causas, a D7 então é uma forma de evitar que se tenha de canalizar recursos para problemas semelhantes , no futuro.

Identificar mudanças , reforços e melhorias - O conjunto de conhecimentos da equipe pode ser utilizado para tornar visíveis as rupturas do sistema e informações , desvios de procedimentos, métodos e práticas obsoletos que contribuíram para o problema . Se essas "portas" continuarem abertas , outro problema poderá ocorrer . A equipe deve identificar os sistemas capazes de impactar a área do problema e que podem estar obsoletos e precisando de revisão.

Revisar as recomendações junto com a Gerência , fazer planos para coordenar as ações necessárias - A equipe pode ter de fazer melhorias especificas nos sistemas gerenciais de produção e projeto , para apoiar as ações corretivas permanentes da D6 . Será preciso idealizar como esses sistemas poderiam ser melhorados e fazer recomendações a respeito .

Implementar o plano de melhoria , avaliar o resultado - Iniciar a sistemática de melhoria do processo , através de um plano e verificando seus indicadores.

Disciplina 8

Parabenizar sua equipe

Reconhecer os esforços coletivos da equipe

Etapas D8

Razões para o reconhecimento - Um motivo importante é o fato das pessoas reagirem favoravelmente a um reconhecimento sincero e ponderado. O reconhecimento faz as pessoas sentirem-se bem consigo mesmas , com suas realizações e com a organização que se deu ao trabalho de reconhecer-lhes as contribuições . Fornece também razões positivas para os membros participarem de outras equipes para a solução de problemas.

O  processo 8D concluiu-se com a comemoração do sucesso dos esforços da equipe e , em seguida , desfaz-se a equipe e o seus membros retomam as atividades normais