domingo, 17 de abril de 2016

Sistemática de Inventário , Auditoria de Estoque e Expedição



OBJETIVOS:

Este procedimento visa estabelecer uma metodologia padronizada para realização de inventário sobre produto acabados, materiais em processo , matérias-primas e sucatas , bem como , descrever a sistemática para execução das auditorias de Doca e de Estoque , adicionalmente , também fazendo menção à metodologia interna para rastreabilidade do produto acabado pela Expedição.

CAMPO DE APLICAÇÃO:

Aplica-se aos Processos de Logística ( Almoxarifado/ Estoque , Recebimento , Expedição) e Manufatura , sob suporte das atividades de Controladoria.

DEFINIÇÕES:

PEPS: Primeiro que entra primeiro que sai

FIFO: First in , first out (atende a mesma intenção acima - PEPS )

CONSIDERAÇÕES GERAIS:


É assegurado a utilização de um sistema de inventário para otimizar o tempo de giro de inventário e assegurar a rotatividade do estoque , tal como FIFO / PEPS , sendo que o produto obsoleto é controlado similarmente a tratativa para produto não conforme.

PREPARAÇÃO PARA SISTEMÁTICA DE INVENTÁRIO:

O processo preparatório deverá realizar-se alocando todo o material a ser inventariado no corredor da fábrica , posteriormente são identificados por pessoas habilitadas através da Etiqueta de Inventário , a etiqueta é emitida em três vias ( primeira , segunda e terceira contagem) , o mesário deverá registra-la em ordem numérica . O inventário terá o tempo determinado para início e fim das contagens / recontagens , bem como , formalização dos registros aplicáveis.

Nota: As peças miúdas deverão ser contabilizadas por balança contadora , que deverá ser alocada para os dias em que o inventário encontra-se programado.

Definição de Data e Duração:

Em comum acordo entre os processos de Controladoria e Manufatura , é definido a data , horário de início e horário previsto para término do inventário.

Formação e Orientação às Equipes:

As equipes serão formadas pelos inventariantes e conferentes. O número de equipes e dimensionado com base na quantidade de itens e previsão do tempo de duração do inventário. A orientação dos participantes será feita através de reuniões objetivas para esclarecimentos dos métodos.

Documentação e Controle:

As notas ficais de entrada , requisições de materiais, boletins de apontamentos e notas ficais de saída deverão ser atualizadas nos sistemas internos de controle antes do início do inventário.

PROCESSO DE CONTAGEM

Para a contagem / recontagem , deverão ser convocados a quantidade necessária de colaboradores a fim de serem orientados quanto ao correto procedimento a adotar-se , bem como , efetuação de registros pelo (a) mesário(a).

A segunda contagem nunca deverá ser efetuada pelo mesmo(a) colaborador(a) que realizou a primeira contagem , devendo-se respeitar um intervalo mínimo de tempo ( a ser decidido razoavelmente pelo(a) Coordenador(a) do inventário) , a fim de que não seja caracterizada como PLAGIO (cópia da primeira contagem).

Procedimento:

Após conclusão da primeira contagem , o Coordenador do processo de Inventário deverá levar a etiqueta com as respectivas quantidades registradas para o mesário a fim de efetuar registro formal da primeira contagem , a etiqueta permanecerá arquivada com o mesário por ordem numérica aguardando a segunda contagem.

Na segunda contagem o procedimento será o mesmo , após efetuação da mesma , o coordenador levará a etiqueta preenchida ao mesário que fará o registro no local da segunda contagem , fazendo a comparação entre resultados da primeira e segunda contagem , em caso de divergências superior a 3% (tolerância/margem de erro máxima aceitável) , os materiais deverão ser submetidos a um "terceira" contagem , sempre diferente dos colaboradores responsáveis pela primeira e segunda contagens.

Para os casos em que a equiparação entre resultados da primeira e segunda contagem estiverem aceitáveis , a Controladoria deverá formalizar o aceite/aval nos registros aplicáveis e as peças poderão ser alocadas em seus respectivos lugares de estocagem/segregação.

PROCEDIMENTO FINAL

Todos os colaboradores escalonados para o inventário poderão ser dispensados somente após conclusão final de todo o processo , não podendo ser dispensados aos poucos gradualmente a fim de não comprometer-se  a integridade e confiabilidade do Processo de inventário.

Sistemática de Apuração

A apuração é simultânea e automática , na medida em que forem anotadas as quantidades da primeira , segunda e terceira contagem , após ser considerada aceita (conforme critério definido no item 6.1, oficializa-se o registro de quantidade final dando-se por encerrada a contagem daquela peça.

Nota:

Para realização da atividade de inventário devem ser consideradas as seguintes questões

- Materiais de terceiros em nosso poder

- Apurar e conciliar a posição fiscal com saldos dos inventariados dos materiais na data do inventário

- Materiais em poder de terceiros , solicitar posição dos estoques físicos junto aos fornecedores na data do inventário , apurar e conciliar a posição fiscal

- Materiais em trânsito

- Identificar as notas ficais dos materiais em transito na data do inventário

- Materiais consignados

- Identificar fisicamente e na ficha de inventário os materiais consignados

- A contagem só poderá ter inicio com a autorização da Controladoria

- Não serão permitidas movimentações de materiais durante o inventário , exceto para pesagem

- As atividades da fábrica deverão ser totalmente paralisadas durante a realização do inventário

DETALHAMENTO DA SISTEMÁTICA DE ARRUMAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS:

Os materiais e produtos deverão ser agrupados fisicamente tendo como base o código de controle . Todos os materiais e produtos deverão ser identificados através "Etiqueta de Inventário" e , no caso de materiais de terceiros (propriedade de Cliente) identificar o cliente na própria ficha .

SISTEMÁTICA DE AUDITORIA PERIÓDICA DOS ESTOQUES

As auditorias periódicas dos estoques são realizadas semanalmente pela Qualidade Assegurada e possuem como objetivo verificar sistematicamente a integridade do produto bem como suas condições de armazenamento, preservação , embalagem e identificação.

Os registros são devidamente mantidos conforme "Auditorias Periódica dos Estoques", as verificações são divididas em três principais subgrupos: Componentes / Almoxarifado , Bobinas e Perfis de Alumínio , etc.

Mediante detecção de não conformidades as mesmas deverão ser devidamente tratadas através de um plano de ação mensal com base em um comparativo das principais ocorrências e formalizadas através "Plano de ação - modelo padrão " formalização mensal conjunta (Qualidade Assegurada e Logística) com base nos quatro registros de auditorias semanais.

SISTEMÁTICA DE AUDITORIA DE DOCA

As auditorias de Doca são realizadas pela Qualidade Assegurada com periodicidade semanal em abrangência a 100% dos produtos dispostos na área de Expedição.

Aplicam-se aos produtos já direcionados a Área de Expedição disponíveis para transporte e entrega ao Cliente . Os registros são devidamente mantidos conforme " Auditoria de Doca" entre outras coisas o check list tem por objetivo avaliar se as condições de armazenamento e rastreabilidade do produto encontram-se conforme critérios definidos e asseguram a integridade do mesmo.

Mediante detecção de não conformidade as mesmas deverão ser devidamente tratadas e formalizadas através "Plano de  Ação modelo padrão" - formalização mensal com base nos quatros registros de auditorias semanais.

SISTEMÁTICA DE RASTREABILIDADE DO PRODUTO ACABADO PELA EXPEDIÇÃO

A rastreabilidade do produto acabado ocorre mediante a seguinte sistemática: Após liberação do produto acabado pela Manufatura , a Expedição emitirá a "Liberação para Emissão de Nota Fiscal"  junto ao "Check list Expedição" , bem como , as respectivas etiquetas oficiais (conforme modelo do cliente) a serem emitidas e fixadas individualmente nas caixas a serem expedidas.

Durante fixação das etiquetas específicas conforme modelo exigido pelo cliente , Expedição retirará as etiquetas verdes de "aprovação" , efetuando a referida substituição , estas etiquetas verdes , são devidamente retidas pela Expedição junto ao "Check list da Expedição" , assegurando a devida rastreabilidade dos dados através do número de emissão da nota fiscal e número do lote / ordem de produção , assegurando , consequentemente ,a rastreabilidade de todo o processo , incluindo matéria prima adotadas bem com registros de liberações efetuados.

SISTEMÁTICA DE CONTROLE , LIMPEZA E RASTREABILIDADE DE EMBALAGENS

Aplicabilidade ao Produto Acabado:

A rastreabilidade bem como critérios definidos para sistemática de controle de embalagens para produto acabado é formalizada mediante a Instrução de Trabalho da Qualidade Assegurada.

Lista Mestra de Controle de Embalagens para Produto Acabado

Antes do prosseguimento da sistemática de Expedição do produto acabado , os mesmos são auditados no " POSTO DE PRÉ LIBERAÇÃO DA EXPEDIÇÃO" quanto ao correto atendimento dos critérios de embalagens definidos pelo Cliente Final e formalizados na instrução acima mencionada , a evidencia de aprovação ocorre através da "Etiqueta de Pré Liberação para Expedição" , posteriormente o produto é encaminhado à área de Expedição.

Em caso de detecção de divergência dos requisitos de embalagem para produto acabado , as mesmas devem ser devidamente corrigidas antes do envio do produto à Expedição.

Nota:

A verificação quanto ao atendimento dos critérios de embalagem para produto acabado também são adicionalmente verificados mediante cumprimento da sistemática de auditorias de Doca (realizadas pela Qualidade Assegurada) bem como Auditorias de Produto e Layout de Inspeção (realizada pela Metrologia) , ambas as sistemáticas seguem descritas conforme "Auditorias" Internas da Qualidade.

Materiais em Processo:

Os critérios para utilização de Embalagens no Processo são igualmente formalizados mediante Instrução de Trabalho da Qualidade Assegurada.

Lista Mestra de Controle de Embalagens para materiais em Processo

Antes da liberação das embalagens para o Processo deve respeitar-se a sistemática de limpeza e verificação .

Posto de Limpeza e Verificação de Embalagens

Antes da liberação das embalagens retornadas do Cliente para o Processo , todas devem obrigatoriamente passar pelo " POSTO DE LIMPEZA DE EMBALAGENS" (para descarte de etiquetas obsoletas que possam invalidar indevidamente o Processo de identificação bem como verificação do status de conservação).

Fluxo da Sistemática de Limpeza de Embalagens

1- Recebimento de Embalagens: Após recebimento de embalagens na Doca , o setor de Recebimento Fiscal efetua o carimbo de "liberação fiscal" e as disponibilizam , consequentemente para o Recebimento Físico , que verifica a conformidade da quantidade de embalagem conforme Nota Fiscal bem como uma prévia verificação das condições de conservação da embalagem , assina e libera a Nota Fiscal , posteriormente as embalagens seguem para o Posto de limpeza de embalagens.

No caso de detecção de divergências , tais como embalagens quebradas , em más condições de uso ou ainda em quantidade divergente , a NF é igualmente liberadas , porém o responsável pelo recebimento físico de embalagens deverá notificar a ocorrência ao Processo de Logística , que deverá , por sua vez , notificar o Cliente quanto a ocorrência (reprovação das embalagens de Propriedade do Cliente).

 2- Posto de Limpeza e Verificação de Embalagens: Efetua-se o descarte das etiquetas em duplicidade , bem como avalia-se as condições de conservação das mesmas , com base destes critérios , mediante condições satisfatórias de liberação das embalagens para o Processo , a nota fiscal é assinada como evidencia da aprovação do Recebimento , feito isto as embalagens seguem para a área de " estoque de embalagens".

No caso de detecção de divergências ( que já devem ter sido apontadas pelo Recebimento físico e sido notificadas pelo mesmo à Logística) a gestão responsável pelo Posto de identificação deve segregar as embalagens reprovadas impedindo sua entrada no Processo , de forma a não interferir na integridade do produto acabado.

3- Estoque de Embalagens: Após disponibilização das mesmas do estoque de embalagens , o empilhador deverá efetuar a retirada das mesmas para alimentação da Manufatura conforme critérios descritos na Lista Mestra para Controle de Embalagens de Materiais em Processo .

SISTEMÁTICA PARA EMISSÃO DOS CERTIFICADOS DE QUALIDADE DO PRODUTO ACABADO

Os certificados de Qualidade do Produto , são emitidos mediante solicitação do cliente , e ou caso este seja um requisito específico do mesmo.

Após emissão da Nota Fiscal e antes do carregamento do material , a Expedição solicita a emissão do certificado á Qualidade Assegurada (Assistência Técnica / Analistas de Processo) , esta emitirá o documento (cópia física para o cliente ) e alimentará o banco de dados eletrônico junto ao histórico de registros.

Nota: A emissão dos certificados de qualidade do produto devem ser solicitados pela Expedição com no mínimo uma hora de antecedência para a Qualidade Assegurada.

FORMALIZAÇÃO DA ANÁLISE DE CONTRATO / PROGRAMAÇÃO DO CLIENTE

Aplicabilidade ao Contrato

A análise crítica dos requisitos de contrato ocorre sobre formalização do Processo Comercial mediante " Análise de Viabilidade Técnica Comercial / Formalização da Análise Crítica"

Nota: Somente são encaminhadas para o Processo Comercial as análises de contratos aplicáveis a novos Desenvolvimentos , os pedidos correntes são direcionados pelo Cliente às áreas de Logística e PCP , neste caso , considera-se como evidencia de análise crítica a formalização da aceitação da programação através de e-mail e/ou sistema de troca de dados do Cliente (formalização pela Logística / PCP.


Tratativas para Emenda ao Contrato / Programação

Todas as alterações contratuais deverão ser devidamente analisadas pelo Processo Comercial e dependendo do grau de complexidade da alteração envolver outras áreas como : Engenharia , Qualidade , Compras , Logística etc.

Se as alterações forem de impacto significativo em termos de custos , qualidade , atendimento ou outros requisitos previamente especificados pelo Cliente , as mesmas serão tratadas seguindo a sistemática descrita no " LMP - Liberação e Modificação de Processo e Produtos Correntes " com devida notificação aplicável ao mesmo.

Para emendas ao contrato ligadas a alterações na Programação de entregas junto ao Cliente , o Processo Logístico é o responsável por notificar ao mesmo ( informalmente , via e-mail e/ou , sistema de troca de dados aplicável).


MEIOS DE MONITORAÇÃO

Planos de Ações aplicáveis à sistemática de Auditorias de Estoque e Índice de Giro de Estoque.

DOCUMENTOS CORRELATOS

- Manual do Sistema de Gestão da Qualidade

- Sistemática de Identificação e Rastreabilidade

- Auditorias da Qualidade

- Lista Mestra de Controle de Embalagens para Produtos Acabados

- Lista Mestra de Controle de Embalagens para Materiais em Processo









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