OBJETIVOS
Este procedimento visa estabelecer uma metodologia padronizada para realização de inventário sobre produtos acabados, matérias-primas e sucatas .
CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se aos Processos de Logística (Almoxarifado / Estoque, Recebimento, Expedição ) e Manufatura , sob suporte das atividades de Controladoria.
DEFINIÇÕES
PEPS: Primeiro que entra primeiro que sai
FIFO: First in , first out (atende a mesma intenção acima - PEPS).
CONSIDERAÇÕES GERAIS
É assegurado a utilização de um sistema de inventário para otimizar o tempo de giro de inventário e assegurar a rotatividade do estoque , tal como FIFO/PEPS , sendo que o produto obsoleto é controlado similarmente a tratativa para produto não conforme.
PREPARAÇÃO PARA SISTEMÁTICA DE INVENTÁRIO
O processo preparatório deverá realizar-se alocando todo o material a ser inventariado no corredor da fábrica , posteriormente são identificados por pessoas habilitadas através da Etiqueta de Inventário , a etiqueta é emitida em três vias (primeira , segunda e terceira contagem) , o mesário deverá registra-las em ordem numérica . O inventário terrá o tempo determinado para início e fim das contagens/recontagens , bem como , formalização dos registros aplicáveis.
Nota: As peças miúdas deverão ser contabilizadas por balança contadora , que deverá ser alocada para os dias em que o inventário encontra-se programado
Definição de Data e Duração
Em comum acordo entre os processos de Controladoria e Manufatura , é definido a data , horário de início e horário previsto para término do inventário.
Formação e Orientação às Equipes
As equipes serão formadas pelos inventariantes e conferentes. O número de equipes e dimensionado com base na quantidade de itens e previsão do tempo de duração do inventário . A orientação dos participantes será feita através de reuniões objetivas para esclarecimentos dos métodos.
Documentos e Controle
As notas ficais de entrada , requisições de materiais , boletins de apontamentos e notas fiscais de saída deverão ser atualizadas nos sistemas internos de controle antes do início do inventário.
PROCESSO DE CONTAGEM
Para a contagem / recontagem , deverão ser convocados a quantidade necessária de colaboradores a fim de serem orientados quanto ao correto procedimento a adotar-se , bem como , efetuação de registros pelo(a) mesário(a).
A segunda contagem nunca deverá ser efetuada pelo mesmo(a) colaborador(a) que realizou a primeira contagem , devendo-se respeitar um intervalo mínimo de tempo ( a ser caracterizada com PLAGIO ( cópia da primeira contagem).
Procedimento:
Após conclusão da primeira contagem , o Coordenador do processo de Inventário deverá levar a etiqueta com as respectivas quantidades registradas para o mesário a fim de efetuar registro formal da primeira contagem , a etiqueta permanecerá arquivada com o mesário por ordem numérica aguardando a segunda contagem.
Na segunda contagem o procedimento será o mesmo , após efetuação da mesma , o coordenador levará a etiqueta preenchida ao mesário que fará o registro no local da segunda contagem , fazendo a comparação entre resultados da primeira e segunda contagem , em caso de divergência superior a 3% (tolerância/margem de erro máxima aceitável), os materiais deverão ser submetidos a um terceira contagem , sempre diferente dos colaboradores responsáveis pela primeira e segunda contagens.
Para os casos em que a equiparação entre resultados da primeira e segunda contagem estiverem aceitáveis , a Controladoria deverá formalizar o aceite / aval nos registros aplicáveis e as peças poderão ser alocadas em seus respectivos lugares de estocagem / segregação.
PROCEDIMENTO FINAL
Todos os colaboradores escalonados para o inventário poderão ser dispensados somente após conclusão final de todo o Processo , não podendo ser dispensados aos pouco / gradualmente a fim de não comprometer-se a integridade e confiabilidade do Processo de inventário.
Sistema de Apuração
A apuração é simultânea e automática , na medida em que forem anotadas as quantidades da primeira , segunda e terceira contagem , após ser considerada aceita (conforme critério definido no item Definição de data e duração , oficializa-se o registro de quantidade final dando-se por encerrada a contagem daquela peça.
Nota:
Para realização da atividade de inventário devem ser consideradas as seguintes questões:
- Materiais de terceiros em nosso poder
- Apurar e conciliar a posição fiscal com os saldos dos inventariados dos materiais na data do inventário
- Materiais em poder de terceiros , solicitar posição dos estoques físicos junto aos fornecedores na data do inventário , apurar e conciliar a posição fiscal
- Materiais em trânsito
- Identificar as notas fiscais dos materiais em transito na data do inventário
- Materiais consignados
- Identificar fisicamente e na ficha de inventário os materiais consignados
- A contagem só poderá ter início com a autorização da Controladoria
- Não serão permitidas movimentações de materiais durante o inventário , exceto para pesagem
- As atividades da fábrica deverão ser totalmente paralisadas durante a realização do inventário
DETALHAMENTO DA SISTEMÁTICA DE ARRUMAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS
Os materiais e produtos deverão ser agrupados fisicamente tendo como base o código de controle . Todos os materiais e produtos deverão ser identificados através da Etiqueta de Inventário , e , no caso de materiais de terceiros (Propriedade do Cliente) identificar o cliente na própria ficha , conforme modelo a seguir:
